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はじめにIntroduction ()

KDS は打ち合わせ、会議、セミナーなどの資料や議事録を公開するためのシステムです。 CERN で開発された Indico (Integrated Digital Conference) により構築しています。


Indicoは (i) 会議のページである Eventのページ、(ii) Eventからリンクされる資料や各種情報、(iii) および関連するEventを統括する Category のページから成り立っています。


資料の参照には、原則としてアカウントがいりません。ただし一部の資料にはアクセス制限がかかっており、許可されたアカウントだけが参照できます。


Category や Eventを作成したり編集するにはアカウントが必要です。
資料の upload にはアカウント が必要です。


使い方は indico の HELP を参照してください。

KDS is a system for publishing documents and minutes of meetings, conferences, and seminars. KDS is built on Indico (Integrated Digital Conference) developed at CERN.


Indico consists of (i) the Event page, which is the page of the meetings, (ii) documents and information linked to the Event, and (iii) the Category page, which oversees related events.


In principle, you do not need an account to browse materials. However, access to some materials is restricted, and only authorized accounts can refer to them.


An account is required to create and edit Categories and Events.
An account is required to upload materials.


Please refer to Indico's HELP for usage.


KEK の事情に合わせた運用Operations tailored to KEK's circumstances ()

トップにパスワードを設定してあります。
不特定の箇所からの不正アクセスに対する対策です。


KDS からのメイルの発信はサポートしていません (update 2024/4/19)

• 参加申し込み機能を利用する場合は、メイル機能をサポートしている Conference-Indico の利用をお願いします。
• KDSでは Indico設定でメイル機能を無効にしているわけでないので、登録確認のメイルが送信される場合があります。
  しかしながら KEK外部の方の参加申し込みについて、少なくないエラー情報がシステム管理者に届いています。KDSでは運用上の負担が大きいので、イベント管理者にエラー情報の転送は行っていません。
  
• 一方Conference-Indico では、エラー情報を可能な限りイベント管理者に転送しています。
  


indico の全機能を KDS で利用できることを確認しているわけではありません。必要度の高い機能について順次使えるようにしています。
制限事項などは、「Indicoの良くある質問(QA1 / QA2」を参照してください。

A password is set at the top.
This is a countermeasure against unauthorized access by robots from unspecified locations.


We do not support sending emails from KDS. (update 2024/4/19)

• If you wish to use the registration function, please use Conference-Indico, which supports e-mail functions.
• At KDS, the mail function is not disabled in the Indico settings, so there may be cases where a registration confirmation email is sent..
  However, not a few error information about participation applications from people outside KEK is received by the system administrator. As this is a heavy burden for the KDS operators, error information is not forwarded to the event administrator.
  
• Conference-Indico operators, on the other hand, forward error information to the event manager whenever possible.
  


Not all indico functions are confirmed to be available in KDS. We are working on making the most necessary functions available one by one.






Category/eventの作成および管理Creation and management of categories/events ()

利用規定に従って利用してください。


Category 管理者は subcategory/eventの作成や編集ができます。

• Category/event に必要に応じて共同管理者を追加登録できます。
  (注:2021/5/25追加) 認証をLDAP対応に変更(2021/5/11)後に登録されたユーザの情報は、一度ログインしないと Indico に反映されません。該当ユーザが一度ログインした後に、編集権限を設定してください。
  
• 共同管理者のアカウントが削除された場合には、category/event に設定した共同管理者の情報も削除してください。

作成したsubcategory/event の Protection mode 初期値は Inheriting です。必要に応じて Public あるいは Protected に変更できます。


作成したsubcategory/event の Permissions を設定できます。


• 特定のアカウントに参照権限あるいは編集権限を設定できます。
  
• kek.jp , j-parc.jp および 和光キャンパス への限定公開を選択できます。Protecton 内の permissions に KEK / JPARC / WNSC を追加して、更に Protection mode を Protected に変更します。その他のdomain を希望する場合にはご相談ください。()
  
• group の設定は運用コストが増大するので、運用しない予定です。
  

Protection の項目を変更したら、忘れずに画面下部の Save ボタンを押します。


会議が終了して更新が必要なくなったら Tools の中の Lock 設定してください。


Please follow the Rules of Use.


Category administrators can create and edit subcategories/events.

• Additional co-managers can be registered as required in Categories/events.
  Note: Newly registered user information will not be reflected in Indico until the user logs in once. Please set the edit permission after the relevant user has logged in once.
  
• If the co-admin account is deleted, please delete the co-admin information set in category/event.

The initial value of "Protection mode" for the created subcategory/event is "Inheriting". Change the value to "Public" or "Protected" if necessary.


Access restrictions can be set for the created subcategory/event.


• You can set up access or edit permissions for specific accounts.
  
• You can choose to restrict publication to kek.jp, j-parc.jp and the Wako campus.. Add "KEK" / "JPARC" / "WNSC" to the permissions in Protecton and change the Protection mode to "Protected". If you wish to use other domains, please contact us.
  
• We do not plan to operate the "group" setting because it would increase operating costs.
  

After changing the Protection item, remember to press the Save button at the bottom of the screen.


When the meeting is over and updates are no longer necessary, set "Lock" in Tools.





会議資料の投稿Submission of meeting materials ()

利用規定に従って利用してください。
併せて「利用時の要確認事項」も参照してください。


資料のアップロードは、Timetable に Presenter と登録されているアカウントに許可されています。

アカウントを持っていない発表者の資料は、会議の主催者側にて収集してアップロードします。必要に応じてアップロードを担当する方のアカウントを作成し、'Event protection' にて登録してください。


アップロードできるファイルの容量は、1ファイルあたり200MB、複数ファイルをアップロードするときの合計は201MBで制限されます。()


• アップロードが成功すると、 Upload Material ウィンドウが閉じられます。元の画面上にファイル名が表示されます。
  
• 容量制限にかかった場合には、
  • 'Unexpected exception' とエラーが表示されます。その場合には Do not send report ボタンを押してください。複数ファイルの合計最大サイズを超過した場合には '503 Service Unavailable' と表示されます。容量を減らして、再度アップロードして下さい。
    
• 必要な場合には、一時的にアップロードできる容量を増やします。ご相談ください。
  

Please follow the Rules of Use.
Please also refer to the Items to check when using KDS.


Uploading of materials is allowed for accounts registered as "Presenter" in Timetable.

Materials from presenters who do not have an account will be collected and uploaded by the meeting organizer. If necessary, create an account for the person responsible for the upload and register it at 'Event protection'.


The size of files that can be uploaded is limited to 200 MB. ()


• If the upload is successful, the "Upload Material" window is closed. The file name is displayed on the original screen.
  
• If the capacity limit is exceeded, an error message 'Unexpected exception' will be displayed. In that case, press the "Do not send report" button. If the total maximum size of multiple files is exceeded, '503 Service Unavailable' will be displayed. Please reduce the capacity and upload again.
  
• If necessary, we will temporarily increase the upload capacity. Please consult with us.
  




新たな category の申請Apply for a new category ()

アカウントを未作成済の場合には先ずアカウント申請をします。申請方法は「アカウント申請」の項を参照のこと。

希望する categorie をどの categorie の下に置くのかを決めます。これが親 categorieになります。
その categorieのページ右手に管理者の名前が記載されています。記載されていない場合には、更にその親 categorieで探します。
例えば Experiments の直下を希望するなら、ページの右手に Managers / Akihiro SHIBATA / Shigeo Yashiro と書かれています。


以下の最上位の categorie は システム管理者が categorie 管理者となっています。

• Experiments
  
  Experiments 下の J-PARC Experiments もシステム管理者が categorie 管理者となっています。
  
• Projects
  
• Applied Research Laboratory
  
• KEK Administration Bureau (kek.jp および j-parc.jp への限定公開です)
  
• Conferences, Workshops and Evevnts (凍結です)
  
  コンファレンスWebシステム conference-indico.kek.jp の利用をご検討ください。参加申込み機能が使いやすくなっています。
  
• Seminars (凍結です)
  


作成するcategorieの名称を決めます。可能なら英語名にしてください。


アカウントを持っていない場合には申請をします。申請方法は「アカウント申請」の項を参照のこと。


親 categorie の管理者に、New categorie の作成および Managers の登録を依頼します。

(注) アカウントの新規申請をした場合には、一度ログインした後に作成を依頼してください。



申請者が作成された categorie の管理者となり、すべての権限が付与されます。利用規定を守って自由にお使いください。必要なら共同管理者を登録できます。

If you have not yet created an account, please apply for an account first. See the “Account Application” section for application procedures.


Decide under which categorie you wish to place a new categorie. This will be the parent categorie.
The name of the managers are listed on the right hand side of that categorie page. If it is not mentioned, look further for its parent categorie.
For example, if you want to be directly under Experiments, you will see "Managers / Akihiro SHIBATA / Shigeo Yashiro" on the right hand side of the page.


The following top-level categories have the system administrators as categorie managers.

• Experiments
  
  'J-PARC Experiments' under 'Experiments' also have system administrators as categorie managers.
  
• Projects
  
• Applied Research Laboratory
  
• KEK Administration Bureau (Limited access to 'kek.jp' and 'j-parc.jp'.)
  
• Conferences, Workshops and Evevnts (frozen)
  
  Consider using the conference web system (conference-indico.kek.jp). The registration function is easy to use.
  
• Seminars (frozen)
  


Decide on the name of the category to be created.


Apply for an account if you do not have one. For information on how to apply, see section ‘Applying for an account’.


Ask the manager of the parent categorie to create a new categorie and register a manager.

Note: If you have applied for a new account, please log in once and request its creation.



The applicant becomes the manager of the created categorie and is granted all rights. Please observe the 'Rules of Use'. If necessary, you can register co-managers.




Category/event共同管理者登録の申請Application for registration of a category/event co-manager ()

アカウントを作成済みの方

• アカウント申請は不要です。
  
• Category管理者あるいは event管理者に共同管理者登録を依頼します。資料アップロード のみの登録は event管理者に依頼します。
  

アカウントを未作成済の方
• アカウント申請をします。申請方法は次項を参照のこと。
  
• アカウント登録の完了通知後に、一度ログインして登録されたことを確認します。
  
• アカウント登録を確認後に、申請を承認したCategory管理者あるいは event管理者に共同管理者登録を依頼します。
  資料アップロード のみの設定は、申請を承認したevent管理者に依頼します。
  
  
Those who have already created an account

• No account application required.
  
• Request the category manager or event manager to register as a co-manager.
  For registration of document uploads only, please ask the event manager.
  

Those who have not yet created an account
• Apply for an account. See the next section for application procedures.
  
• Once you have been notified that your account registration is complete, log in to confirm that you have been registered.
  
• After confirming the account registration, request the category manager or event manager to register as a co-manager.
  For registration of document uploads only, please ask the event manager.
  
  

アカウント申請Account Application ()

Category管理、event 編集、資料アップロード を行なうには、KDSアカウントが必要です。

KDSアカウント申請は 電子申請ポータル (ccPortal)から行ないます。


• "ccPortalアカウント" を作成済みの場合には、「ログイン」して申請します。
• "ccPortalアカウント" を未作成の場合、「新規申請」をおこなって"ccPortalアカウント" を作成してからKDSアカウントを申請します。
• "ccPortal" の「ユーザマニュアル」は画面の左列最下部のボタンを押す
• KDSアカウント申請受付後に、センターにて申請内容の確認作業、システム管理者による承認作業、登録作業(*) を行ないます。登録が済んだのちにパスワード通知のメイルが送付されますので、しばらくお待ちください。

  ---

  * : この時点で Indico から申請者に "You can now login" とのメイルが送付される場合がありますが、パスワード通知の用紙が届くまでお待ち下さい。

  ---

  
  
• パスワード通知メイルを受け取ったら、KDSにログインしてパスワードの設定を行ないます。
• その後 Category あるいは event への共同管理者登録を、申請を承認したCategory管理者あるいは event管理者に依頼します。
  資料アップロード許可 の設定は、申請書を承認したevent管理者に依頼します。
  

申請の記載について


• Email アドレス、姓、名、所属組織、アカウント名の記入が必要です。
  
• 既存のsubcategory や event の共同管理者になる場合には、当該Category管理者の承認を得ます。
  新規にsubcategory あるいはeventを作成する予定の場合には、上位のCategory管理者の承認を得ます。
  資料アップロードを行なう場合には、当該Category管理者の承認を得ます。
  Category管理者名を探す方法は、前項「新たな category の申請」を参照のこと。
  
  

パスワードを忘れた場合には 電子申請ポータル (ccPortal)から「パスワードリセット」申請を行なってください。



「申請書」による申請は、事情により"ccPortal" による申請が困難である場合に限って受け付けます。


A KDS account is required to manage categories, edit events, and upload materials.

KDS account application is made through Online Application Portal (KEK ccPortal).


• If you have already created a ccPortal account, log in and apply.
• If you have not yet created a ccPortal account, first create a ccPortal account by performing a ‘New Application’. Then apply for a KDS account.
• For the ccPortal User Manual, press the button at the bottom of the left-hand column of the screen.
• After receiving a KDS account application, the person in charge checks the application, the system administrator approves it and (registers it). After registration, you will receive a password notification email., please wait a few moments.

  ---

  * : At this point, Indico may send the applicant a “You can now login” email, but please wait until you receive a password notification message.

  ---

  
  
• Once you receive the password notification email, log in to KDS and set your password.
• Then ask the Category or event namager who approved your application to register as a co-administrator for the Category or event.
  The upload permission is set by the event namager who has approved the application.
  

Description of the application


• Email address, first name, last name, organization, and account name are required.
  
• To become a co-namager of an existing subcategory or event, obtain the approval of the Category namager concerned.
  If you plan to create a new subcategory or event, get the approval of the upper category namager.
  When uploading materials, you must obtain the approval of the Category namager.
  For information on how to find the Category namager's name, see previous section ‘Applying for a new category’.
  
  

If you have forgotten your password, please apply for a “password reset” through the Online Application Portal (KEK ccPortal).




コンテンツを誤って削除した場合If you delete content by mistake

削除したコンテンツをシステムのバックアップから個別に回復することはできません。


ただし作成者自身の回復作業の負担が少なくなるよう、可能な範囲で協力します。
具体的には、バックアップ保存 (毎日 6:00, 13:00, 21:00 に採取, 14日分保存) を別マシンに展開して、一定期間アクセスできるようにします。別マシンの情報を参照しながら、あるいは別マシンからファイルを複写しながら作業できます。
consult@kek.jp にご連絡ください。


Deleted content cannot be individually recovered from system backups.


However, we will cooperate to the extent possible to reduce the burden of recovery work on the creator.
Please contact consult@kek.jp.

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